受注管理とは？業務効率化の方法をご紹介

受注管理は、お客さんからの注文と会社とをつなぐ橋渡しのような仕事です。ここでのミスが全体に響くので、できるだけミスのないように仕事をするのが望ましいとされます。業務を効率よく行うために、自分たちで気をつけるほか、受注管理システムの導入を検討するのも方法です。会社の体制にあった業務効率化を図りましょう。

受注管理とは？業務内容の一部も解説

受注管理とは、お客さんからの注文を受けて、在庫管理や発送部門へ指示を送る仕事です。

配送業の仲介をしているともいえます。お客さんと会社の架け橋を担う仕事なので、ミスをできるだけしないように業務をこなさなければなりません。

受注管理は架け橋の役割

受注管理は、お客さんと会社の架け橋を担っています。お客さんからの注文を発送に向けて正しく伝達するのが受注管理の仕事です。会社によって担う範囲は違いますが、一般的には、注文を受け取り、次の部門へ指示をするまでを担います。

在庫管理や発送部門は、受注管理から受け取った指示をもとに商品を準備し発送します。受注管理でミスがあると、配送まで間違った指示をしてお客さんへ届くことになるので、注意が必要です。

細かな、小さな作業が多い部門ですが、ミスも出やすいブロックなのが特徴です。ミスをしていないかを毎回確認するなど、何らかの対策をして業務にあたることが欠かません。

業務内容と流れ

一部、業務内容を紹介します。見積もりの作成・契約を結ぶ・注文内容を登録する・在庫確認や納期の連絡・伝票の作成などです。私たちが商品を注文するときの手続きやメールでの案内の一連を行っています。

会社では、見積もりに時間をかけることも多く、何回もプランを見直す場合には数回見積もりを出す必要があります。また、在庫確認は、注文が確定する前から動いていることが望ましいでしょう。注文を受注してからスムーズにお客さんに連絡できたほうが、印象が良いです。

行う仕事は多いですが、どれも確実に行う事が必要な内容です。滞る場合や、ミスが続くと、双方の信頼関係を崩すことにもつながるので、注意しましょう。

受注管理を効率化する方法とは？

受注管理を効率化するには、2点ポイントがあります。まずは、停滞している箇所を見直すことです。2つ目は、受注管理システムの導入を検討すること。人為的なミスが多発している場所を客観的に見つけて把握するだけでもミスが減らせます。

さらに、ミスしやすい場所に機会を導入すれば、さらにミスをなくせて、作業時間も早くできます。

停滞している箇所を見直す

受注管理の仕事には流れがあります。流れの中で滞りやすいところ、ミスが全体で多いところを見つけましょう。自分だけの作業をしていては気づきにくいところも、統計を取ることで傾向を見つけられます。

自分がミスを多くしているところ、部署全体でミスが多いところがわかると、注意喚起がしやすいです。部署内で、停滞しているところのフォローができるので、部署全体の作業効率が上がるのではないでしょうか。

受注システムの導入を検討する

受注システムの導入を検討しても良いでしょう。人為的なミスがなくなることはありません。いつか、どこかで私たちはミスをします。明らかにミスが多発している場所があれば、そこにコンピューターを置いてしまうのもひとつの方法です。

コンピューターであれば、決まった方法で作業を行い、ミスが極端に少ないのが特徴です。作業が正確かつスピーディーにできるので、おすすめです。

受注管理システム導入のメリットとデメリット

受注管理システムの導入には、メリットとデメリットがあります。

作業が効率化でき、ミスを減らせるのに対し、従業員がシステムに順応するまでに時間がかかるケースもあるからです。

メリット1:業務の効率化とミスを減らす

受注管理システムを導入することで、作業の効率化が図れてミスを減らせます。

すべて私たちの手で行っていると、ミスは必ず起こります。時間もかかるので、お客さんに連絡をする時間も遅くなってしまうかもしれません。スムーズに仕事を行えて、正確さも保てるので、システムの導入がおすすめです。

メリット2:コストの削減

受注管理システムの導入で、コストの削減も可能です。

システムの導入には初期費用がかかりますが、人件費やミスをしたために発生した残業代に比べると安いでしょう。むしろ、仕事が効率化できるので、費用対効果は上がります。システムを導入するほうが、会社にとってもメリットの方が大きいといえます。

デメリット1:初期費用がかかる

システムの導入には初期費用がかかります。人を雇うときの初期費用はかかりませんが、システムは購入し、会社のパソコンなどの端末にインストールしなければ使えません。

システムが使えるようになるまでの費用は会社が負担するので、初期費用はかかります。

デメリット2:従業員が慣れる時間が必要

システム導入後しばらくは、システムに従業員が慣れる時間が必要です。新しく導入されたものは、マニュアルも作られておらず、手探りの状態です。

会社のやり方と照らし合わせて、作業の方法やどのようなタイミングで使うのか、操作するのかを知らなければいけません。これに慣れてきたときから、時短や効率の良さを実感できるでしょう。

まとめ

受注管理は、お客さんの注文を受けて処理をし、在庫管理や配送部門に指示を出すのが主な仕事です。ミスがあると、配送まで気づけないケースもあるので、できるだけミスをしないことが大切。人為的なミスはどうしても起こります。しかし、いつ、どこで多く起こっているのかが明確になれば、対策が取れるのも事実です。自分の作業を見直してみることが最初のステップですが、改善しないようであれば受注管理システムを導入したほうが効率よく仕事が進められるでしょう。