おすすめの受注管理システム7選をご紹介します！

受注管理システムとは？

受注管理システムを理解するためには、そもそも受注管理がどのようなものかをしっかりと把握していることが重要になるでしょう。受注管理は販売管理の一部で、顧客からの注文を受けてから出荷するまでの一連の業務のことを指します。

具体的には注文内容の確認・入力、在庫確認、納期の確認やそれに付随する連絡、受注伝票・注文請書の作成などが挙げられますが、詳細な業務内容は企業によって異なるでしょう。

ビジネスがBtoBの場合は、顧客と契約を交わす際の取引契約を結ぶことや見積書の作成、基幹システムへの注文内容の記録、注文請書の発行などが受注管理で行う業務になるケースが多いです。

そして、これらの中から見積もり業務や受注業務などの販売業務を自動的に行なってくれるのが、受注管理システムです。受注管理機能はもちろん、そのほかに出荷管理機能や倉庫管理機能などが搭載されていることが多く、一連の受注管理業務をシステムで自動化すれば、ミスを防いだり業務を効率化することが可能になるでしょう。

受注管理システムについて

受注管理システムの役割やメリットを解説

受注管理システムを導入した方がいいという情報は知っているものの、じつは受注管理システムについてよくわからないという方もいるのではないでしょうか。ここでは受注管理システムの概要や役割、そして導入するメリットについて詳しくご紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

受注管理システムでできること

受注管理システムのおもな役割は、「どの商品が」「いつまでに」「どれくらい必要か」などの注文内容を確定して生産・出荷などに引き継ぐことです。受注管理システムの機能について、詳しく見ていきましょう。

見積管理

見積を入力して見積決定分析を行ったり、見積詳細表を表示して履歴を管理したりできます。

見積の段階でのデータをシステム上で管理することができるので、顧客単価を向上させる取り組みなどにおいて役立てることができるでしょう。

受注管理

受注入力のほかに、注文内容の確認、出荷データの作成までのすべてを、受注管理システム上で行うことができます。受注入力、受発注同時入力、注文明細表の管理、納期管理、手配管理などができ、納期に間に合うよう出荷へと繋げていくために重要な機能です。

生産管理・発注管理

受注情報をもとにして必要な商品数を生産する「生産管理」や、商品を納期までに届けるために部品や材料などを発注する「発注管理」も、受注管理システムで対応できる業務です。

これらは納期遅れを防ぐ重要なポイントですが、自動化することでミスなく余裕をもって対応できるようになるでしょう。

出荷管理

出荷管理は注文を受けた商品を出荷するための業務で、受注管理システム上で「出荷指示書の作成」「出荷処理」などができます。納期に合わせて正しく出荷するために、また滞りなく取引先に商品を届けるために欠かせない業務も自動化することが可能です。

在庫管理

現在抱えている在庫数を管理し、リアルタイムでその数を確認できるのも受注管理システムの機能のひとつです。

受注内容に基づいた在庫管理のほか、今後どのくらいの在庫数を確保しておくべきかといった適正在庫の計算、組み立てを行うセット品の在庫の管理などの複雑な業務においても活用できるでしょう。

システムによっては、「資産在庫」「倉庫別在庫」「預り在庫」「滞留在庫」などのデータを管理できる機能が搭載されているものもあります。

受注管理システム導入のメリット

受注管理やそれに関わるさまざまな業務を自動化できる受注管理システムですが、導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか？ それぞれ詳しく見ていきましょう。

業務効率化・負担軽減

受注管理システムを導入すると、それに関連する業務を自動的に行なってくれるようになるので業務の標準化・平準化が進み業務効率がアップします。

すると残業時間の削減になり従業員の負担が改善され、働き方改革の実現にも繋がるでしょう。

無理のない働き方ができるようになると従業員の満足度が上がるので、離職率を下げることにも大きく貢献します。

ミスやクレームの削減

受注管理システムで作業を自動化すると、人為的なミスを減らすこともできます。1か所でミスがあると、そのあとの作業をすべて再確認や訂正することになってしまい、さらに顧客からのクレームに発展する場合もあります。

しかし受注管理システムの導入によってミスがなくなれば、クレームも減少して顧客満足度の向上に繋がり、リピート率のアップや新規顧客の獲得といった効果も期待できるでしょう。

ペーパーレス化できる

アナログな受注管理では、見積書や納品書などの書類を紙ベースで管理することになりますが、受注管理システムではそれらをデジタル化し、データ送付できるようになります。

デジタル化できれば、自社で毎回印刷して郵送するなどの作業の手間を削減でき、ペーパーレス化されるためコスト削減やSDGsにも繋がるでしょう。

顧客管理がしやすくなる

受発注管理を自動化することにより、顧客ごとの発注内容や履歴、進捗度合いなどの基準を社内で把握できるようになります。

アナログな業務では、受注先ごとに担当者の主観的な基準で管理しているケースも多いですが、このやり方では見込み客を逃してしまうリスクが高くなるでしょう。

しかしシステムを介して顧客を理解していれば、効果的なアタックを行うことができるので、売上アップを目指せるようになります。

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受注管理システムの主な機能

受注管理システムにはどのような機能があるのでしょうか。ここでは受注管理システムの主な機能についていくつか紹介していきます。

ダッシュボード

ダッシュボードは、1日の倉庫業務をすべて可視化でき、管理者はどこにいても1日の受注業務、出荷業務、入荷業務、返品業務の進捗状況を把握することができます。在庫アラート機能により、在庫不足の商品の管理も可能となっているものもあります。

CSVファイルでの取込

各モールやカートからダウンロードしたCSVファイルから受注情報を一括管理することができます。受注情報は倉庫事業者へ自動的にリアルタイムで共有できることもあります。

RPA自動受注処理

配送方法の変更やセット販売などの作業を自動化できます。「もし～なら、□□する」のような自動化ルールを簡単にノンプログラミングで実現することが可能です。

メール自動送信

メール自動送信は、受注確認メールや出荷確定メールを購入者へ自動で送信する機能となっています。送信するメールの内容は、自由に設定できることが多いです。

受注情報の検索

受注情報の検索は、受注状況を調べるときにさまざまな条件から検索できます。複数のモールやカートの受注を検索することができます。

ステータス管理

ステータス管理は、受注の状況に応じて該当するステータスに振り分けて管理することができます。それぞれのステータスに該当する件数も一覧で確認できることが多いです。

入金管理

入金管理は、銀行振込など、事前の入金確認が必要な受注を管理することができます。そのため、入金が確認できない限り、物流倉庫に出荷指示が送信されることはないため、ミスを防ぐことができます。

出荷指示の入力

出荷指示の入力は、イレギュラーな対応を受注ごとに管理することができます。倉庫事業者とのスムーズな連携に繋がります。

送り状発行システム

送り状発行システムは、配送情報CSVを出力することができます。また送り状発行システムから出力した荷物番号情報CSVを取り込むことでそれぞれのモールに反映することが可能なことも多いです。

出荷を同梱・分割

出荷を同梱は、複数の注文をまとめて発送することができます。届け先から同梱候補を自動検索することも可能です。

また受注に対する出荷を複数回に分割でき、一部の商品の在庫がないときでも先に在庫がある商品のみを出荷することができます。

在庫管理・商品マスタ管理

倉庫に保管してある在数をリアルタイムで確認できます。単品やセット、ケースなどそれぞれの販売方法での管理が可能です。

また商品の登録や登録商品の管理も可能です。

出荷予定管理

出荷予定管理は、倉庫内の出荷予定状況を管理画面で確認することができます。日付の管理ができるため、遅れや入荷漏れを防ぐことにもつながります。

出荷状況管理

出荷状況管理は、EC事業者が倉庫の出荷状況を把握できます。倉庫との連携がとりやすく、スムーズな出荷につながります。

配送追跡番号の確認

配送追跡番号の確認は、出荷済み商品の配送追跡番号をシステム上で確認することができます。配送の滞りや万が一のアクシデントなどにも迅速に対応することができるでしょう。

アナログな受発注業務の課題とは？

アナログで受発注業務を行っていて、現状としてあまり不便を感じていないようだと、「わざわざ受注管理システムを導入する意味があるのか？ 」と、疑問に思われるかもしれませんね。

しかしアナログな受発注業務には、当事者が認識していないところに多くの課題があり、それらの課題の解決策として、自動化は大いに役立ちます。そのためここでは、アナログな受発注業務の具体的な課題を解説していきます。

アナログな受注業務の課題

受注方法がFAXや電話などのアナログツールであると、読み間違いが聞き間違いなどのミスが発生してしまう可能性が高くなります。

さらに受注のために早朝出勤をしたり残業をしたり、また内容確認のためのチェックや不明点の確認作業など、さまざまな面で人的負担が大きいものでもあります。

これらを改善するためには業務フローの見直しやダブルチェックの徹底などの対策がありますが、それでも人の手で行う以上、ミスをゼロにすることは難しいでしょう。

とくに繁忙期などになれば、時間や人手が足りないことからミスも起こりやすくなるので、根本的な改善を行う必要があります。

またアナログツールで受注を行うと、受注情報を基幹システムへ手入力する必要も出てきてしまうでしょう。

受注入力には多くの手間や時間がかかり、またミスも発生しやすいため、担当するスタッフはつねに気を張っている状態になります。これが長期間続くと辛さを感じてしまう従業員も増え、結果的に離職率の増加に繋がってしまうでしょう。

さらにアナログでの受注業務を行っている限り、テレワークや時差出勤などが難しくなるため、働き方改革が進められないというのも大きな課題です。

働き方によって職場や仕事を選ぶ方も増えているため、この状態が続けば人員の確保ができなくなったり、定着率が上がらないなどの問題に直面する可能性もあるでしょう。

アナログな発注業務の課題

発注業務も受注業務同様に、アナログな方法では人為的なミスが発生しやすくなってしまったり作業負担が大きくなってしまったりという課題があります。

受注する際に入力をミスしてしまうと、発注先への確認や訂正等の業務が発生するだけでなく、受注先への納期の遅れなどでクレームに発展してしまう可能性もあります。

また発注書の作成や送付なども数が増えれば増えるほど負担になってしまい、作成や送付に多くの時間がかかることもあります。

そして発注書の控えをアナログ管理しなければならない場合、その整理や置き場所の確保なども大きな課題になっていくでしょう。

受注業務と発注業務どちらにもいえることではありますが、関係部門との連携がうまくいかないというのもアナログ管理で起こり得る課題です。

受発注業務には販売管理や出荷、経理といったさまざまな部門が関わり、それらを担当する部署との連携も欠かせません。アナログ業務では、おたがいの部署がどのようなデータをもっているのかを把握しきれないため、連携がうまくできずに生産性を下げてしまう可能性があります。

このようなアナログでの受発注業務の課題を解決してくれるのが、受注管理システムです。ミスを防ぐだけでなく、従業員満足度や顧客満足度を高めるためにも、受注管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

「受注管理システムを導入するとしたら何を重視しますか？」WEBアンケートで調査！

注文の受付や伝票の処理といったことはかなり手間がかかる作業のひとつですが、受注管理システムを導入すればそういった作業による負担を大幅にカットすることができます。現状の業務効率に問題があると感じているのであれば、ぜひ受注管理システムの導入を検討してみてください。

とはいえ、受注管理システムは便利だといわれても、どのようなシステムを選べばよいのか分からない人も多いことでしょう。そこで、当サイトでは受注管理システムを導入する際に重視する点についてのアンケート調査を行ったので、選ぶ際に役立ててみてください。

「受注管理システムを導入するとしたら何を重視しますか？」という質問をしたところ、結果は以下のようになりました。

第1位は「価格」で29％でした。受注管理システムの導入にはある程度費用がかかるものなので、費用の面にはしっかりと気を配る必要があります。

導入によって効率がよくなったとしても、そのためにかかった費用やメンテナンス費用などを含めて考えるとあまりコストの削減にはなっていない、というようなことになるケースも存在します。そういった事態を防ぐためにも、価格についてはよく吟味してから選ぶようにしましょう。

第2位は「導入と運用サポートがしっかりしているか」で27％でした。導入後に万一のことがある可能性もないわけではないので、導入サポートや運用サポートの充実度も忘れず見ておくのがおすすめです。

サポートが手厚いシステムを選んでおけば、それだけスムーズに運用開始できます。細かい部分ですが、そうした部分にもこだわるのは非常に重要です。

第3位は「利用実績」で22％でした。実績を豊富に持っているシステムなら、ノウハウなども豊富に蓄積されているので信頼感があります。どのくらいの実績があるのかという点も、事前に確認できる場合はチェックしましょう。

「どのくらいの業務を自動化できるか」も同じく22％でした。システムによって搭載されている機能は違うため、選ぶシステムが違えば自動化できる業務の範囲も違ってきます。

そのため、自動化したい業務をあらかじめ洗い出しておくなどして、確実に目的に合ったシステムを選べるようにするとよいでしょう。

以上がアンケートの結果です。受注管理システムには本当にさまざまなタイプのものが存在するので、選ぶ際はぜひこの結果を踏まえて選ぶようにしてみてください。

受注管理システムの選び方

受注管理システムは数多くの種類があるため、どれを使用すればいいか悩んでいる方もいるでしょう。ここではそんな方のために、受注管理システムを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介するので、ぜひ参考にしながら自社に最適な受注管理システムを見つけてください。

利用実績

受注管理システムを選ぶ際には、利用実績をかならずチェックしましょう。どのような企業で導入されているのかはもちろん、その受注件数がどのくらいなのかなども見ておくと、実績が豊富で導入しやすいシステムがわかってくるはずです。

とくに導入を考えているECサイトや、似ている商品やサービスを扱っている企業での導入が多い場合、より導入をスムーズに進められる可能性が高いのでおすすめです。そういった受注管理システムを選べば、相談から提案、実際の導入まで柔軟な対応をしてもらえるでしょう。

受注管理システムのサービスサイトでは、事例を詳細に紹介しているケースもあるので、ぜひ参考にしてみてください。

どのような企業がどういった経緯で受注管理システムを導入し、導入によって効果が得られたのかなどを詳しく見れば、より導入のイメージがしやすくなって、前向きに検討できるようになるでしょう。

導入と運用のサポート

初めて受注管理システムを導入する場合、導入に際しての不安や疑問も多く感じる場面があると思います。場合によっては、社内の対応や担当者をガラッと変更しなければならない可能性もあるので、導入や運用へのサポートがしっかりとしている受注管理システムを選ぶのがおすすめです。

はじめて扱うものはどうしてもわからないことが多く、そのせいで作業が滞ってしまったり社員のモチベーションを下げてしまったりする可能性があります。

そんなときにしっかりとサポートしてくれる受注管理システムであれば、システムの使用方法についてわからないことがあった場合や、問題が生じた場合に専門家が対応してくれるので、社内での混乱を最小限に抑えられます。

また、導入や運用でサポートしてもらえれば、担当者は社員のサポートにまわれるため、社員の負担やストレスを減らしながらスムーズに導入することができるでしょう。

もちろん導入までにも通常業務は発生しているので、それらをこなしながら導入を進めていくためには、受注管理システムのサポートが欠かせません。

どのくらいの業務を自動化できるか

受注管理システムを導入する場合、どの範囲まで業務を自動化できるシステムであるかもチェックしたいポイントです。せっかく導入しても受注管理の業務のみ、あるいは一部の業務のみしか対応していないとなると、大きな改善や変化は見られないでしょう。

受注管理に加えて、在庫管理や発注管理といった出荷までの一連の流れを、ひとつのシステムで管理できるようになれば、受発注業務に関わっている方の負担を大幅に減らすことができ、人為的なミスの削減にも繋がります。

このような効果を期待しているのであれば、豊富な機能が搭載された受注管理システムを選ぶことを意識してみてください。

また、ECサイトに欠かせないモールやカート、宅配会社、後払い会社などの外部システムとの連携も可能であるかどうかも、かならず確認してください。外部システムとのAPI連携ができると、ECサイトの運営においても業務の自動化を実現することができます。

サイト運営や受発注業務のすべての業務を効率化し、スピーディな対応を行えるようになると、顧客満足度の向上や新規顧客確保にも繋がるでしょう。

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受注管理システムの導入事例

受注管理システムを導入するとどのような変化があるのでしょうか。ここでは、実際に受注管理システムを導入し、ECサイトを運営している事例をいくつか紹介していきます。

A社の導入事例

まずは、食品やケア商品などライフスタイル事業を展開しているA社の導入事例について紹介していきます。

導入する前の状況

コマースロボの受注管理システムを導入する前は、出荷作業を手作業で行うことで人為的ミスが発生してしまうという懸念がありました。ブランドローンチの段階で出荷作業に関しては、委託倉庫に一括で委託をして、受注管理といったところもすべて自動でできるような仕組みをと考えており、実際に現在のものとは別の受注管理システムを利用していました。

以前に利用していたシステムについてはサポート対応がとても遅く、ちょっとしたエラーがあったときや、こちら側から質問をしたい時に、チャットボットで連絡しても1～2日返信がなかったことがあり、その点がかなりのストレスでした。

導入を決めた理由

対応が早いサービスを導入したいという思いがありました。また月額利用料金のところで以前に利用していたシステムと比べてコストの面で非常にリーズナブルであると感じました。

ただ、導入に関しては少し大変でしたが、一度設定を終わらせてしまえば、「かゆいところまで手が届く」システムであると思っています。「“こんなことができればいいな”ということが出来る」というところが非常に決め手としては大きかったと思います。

導入前の相談で、「こういうことはできますか？」という質問に対して、瞬時に「～したらできます。」という提案をたくさんもらえたことが決め手となりました。そして受注管理システムだけでも利用できるというのも決め手でした。

以前利用していたシステムでは、受注管理システムと倉庫管理システムが一体型になっており、どちらかだけを利用するということができないシステだったため、単体でも利用できる点も決め手となりました。

導入してからの状況

対応の速さが魅力で、疑問に思ったことやこうしてほしい！と思ったことについて、真摯に、なおかつスピーディーに回答してもらえることが良い点です。また同梱ロボットがお気に入りの機能となっており、商材によっては、付属品として説明書を同梱しないといけないものがあったりするので、同梱物が自動で明細に付与されることについてはありがたいなと思っています。

ほかにも弊社からの希望に関して、最大限融通をきかせて提案してもらえるところが一番魅力に感じています。

B社の導入事例

次に、焼き菓子などの製造・販売を行っているB社の導入事例について紹介していきます。

導入する前の状況

複数のブランドを国内外に展開しており、作りたてのおいしさを届けたいという想いから、ずっとリアル店舗での提供にこだわっていました。しかし2020年4月、都内に緊急事態宣言が出て、焼きたての商品を提供する店舗を休業せざるを得なくなったことを機に、オンライン販売をスタートさせました。

オンライン販売は課題が山積みで、想像以上にオペレーションの課題が多かったです。住所エラーなどのデータエラーをリアルタイムに把握できず、CSVに書き出すときに文字化けが発生し、住所情報に不備が発生したときに当時は自動でアラートを出すことができませんでした。

出荷時に運送会社のシステムに取り込んでから初めてデータエラーに気づき、出荷作業が遅れてしまうなどのトラブルが出荷当日に発生してしまうことがありました。また熨斗や特別な包装、お届け日時の設定をできるようにサービス追加を行っても倉庫側への指示出しがうまくできず、現場が混乱してしまうこともありました。

そのため、お届け指定日も14日間必要でした。お歳暮やバレンタインなどの繁忙期は実際にスタッフと倉庫に入り、作業を行っていましたが、出荷件数も頭打ちとなってしまうことが多かったです。

導入を決めた理由

当時依頼していた運送会社からロジレスの受注管理システムを紹介いただき、「データエラーを自動で見つけられるし、倉庫との連携もスムーズになる」と勧められ、興味を持ちました。「データエラーだけでも自動で見つけられるようになったら、ずいぶん助かるな」と思いながら説明を聞いたのですが、想像以上のシステムで衝撃を受けました。

データエラーのチェックはもちろん、熨斗の有無や同梱物の入れ分け、温度帯による配送方法の振り分けなど、複雑な出荷指示が自動化でき、デフォルトの機能で行うことができることを知り、これまでうまくいかなかったことが、一気に解決できるイメージがわきました。また出荷元倉庫を増やす計画も進めており、関東と関西に倉庫を持つことで、より多くの出荷量に対応することにくわえて、物流コストを削減する狙いがありました。

発送エリアや店舗、商品など、いろいろな条件で出荷拠点を振り分けられる機能が備わっていたので、それも大きな決め手でした。

導入してからの状況

ロジレスを導入後、大きく4つの効果を得ることができました。1つめは、住所情報のエラーチェックです。

基本的には自動で倉庫へ出荷データが送られるようになり、入力内容に不備のあるデータや、離島などの配送対象エリア外からの注文などについても、あらかじめ設定しておけば「確認待ち」のステータスで止めてくれるので、今では注文当日か、遅くても翌日にはお客さまに確認の連絡ができるようになり、サービス向上につながっています。2つ目は、RPA機能で複雑な出荷指示も自動化できたことです。

熨斗や包装などの付加サービスも簡単に出荷指示ができ、一度条件を設定するだけで、後は自動的に出荷指示を送ることができるようになりました。3つめは、複数倉庫からの出荷を適切にコントロールできることです。

在庫状況がリアルタイムでわかる上、引当振替も可能になったことで、複数倉庫からの出荷を適切にコントロールして、配送費を3割カットできました。4つめは、リアルタイムに情報がわかり、共有できることです。

システム上でさまざまな情報をスタッフ全員がリアルタイムで把握できることで今後の営業戦略や経営判断にも活かすことができそうです。

受注管理システムの料金相場

さまざまな受注管理システムが提供されていますが、利用する前にシステムの相場費用を知っておくことも大切です。

受注管理システムは初期費用の相場が0円～3万円程度、月額料金の相場は5,000円～2万円程度となっています。初期費用は社内にサーバーやシステムを構築して、自社で運用を行うオンプレミス型の方が高額になるでしょう。

さらに、すべてのシステムを1から構築していく場合は、数十万円という初期費用がかかるケースもあります。

対してクラウド型の場合は、すでに構築されているシステムをカスタマイズなどしながら使用していくため、初期費用は無料、もしくは低価格で設定されているものが多いでしょう。

またクラウドの場合は、月額料金がプランごとに決められているので、出荷件数に合わせて最適なプランを決められ、無駄な出費を抑えられるというメリットもあります。

初期費用が安くてもサポートが別料金といった対応の違いもあるので、プランの安さだけでなくサービス総合で見た料金から判断し、受注管理システムを選ぶようにしましょう。

また具体的な料金については、ホームページ上だとわからない部分もあるので、気になる受注管理システムがあれば、ぜひ資料請求・問い合わせにて確認してみてください。

自社にあった受注管理システムを導入して業務を効率化しよう

ECサイト運営には多くの工程が必要であり、そのすべてをマンパワーで補おうとすると、どうしてもミスや負担が増えてしまいます。

しかし顧客満足度を高めるためには、ミスのないスピーディな対応が求められるでしょう。それをクリアするためには、自社にあった受注管理システムを導入することが大切です。

受注管理システムは数多く提供されていますが、より多くの業務を自動化できて外部システムとの連携もスムーズなシステムを選ぶと、導入がよりスムーズになるのでおすすめです。サポートの充実度などもチェックして、安心して導入を進められる受注管理システムを見つけてください。